Ketentuan Layanan Seminarkits.id

Dengan mengakses website Seminarkits.id, meminta penawaran harga (RFQ), menyetujui Surat Penawaran Harga (SPH), menerbitkan Surat Perintah Kerja (SPK) / Purchase Order (PO), menyetujui digital mockup, atau mentransfer uang muka (DP), pihak klien (pemesan) secara sadar dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh ketentuan layanan yang tercantum dalam dokumen ini.

Ketentuan ini mengikat secara hukum bagi seluruh pihak pemesan, mencakup instansi kementerian/lembaga negara, pemerintah daerah (OPD/Dinas), Badan Usaha Milik Negara (BUMN/BUMD), korporasi swasta, perbankan, perguruan tinggi/institusi pendidikan, lembaga swadaya, maupun panitia penyelenggara seminar dan event organizer (EO).

Seminarkits.id beroperasi sebagai entitas produsen manufaktur konveksi, percetakan grafika, dan distributor merchandise B2B yang melayani pengadaan produk kustomisasi di Indonesia. Ruang lingkup layanan meliputi:

• Paket Seminar Kit Custom: Pengadaan paket seminar lengkap (kombinasi tas spunbond/kanvas/blacu/laptop, buku agenda hardcover/spiral, pulpen cetak/grafir laser, lanyard sublimasi + kartu ID card, tumbler stainless termos, sertifikat, dan perlengkapan diklat).
• Corporate Gift & Hampers Perusahaan: Pembuatan paket gift set premium eksklusif untuk cinderamata narasumber VIP, suvenir akhir tahun klien, bingkisan rapat umum pemegang saham (RUPS), dan event kick-off korporat.
• Merchandise Kantor & Suvenir Promosi: Pembuatan tumbler custom grafir, flashdisk kartu, payung promosi, kaos/polo shirt bordir, topi, pin, jaket instansi, dan plakat akrilik/kayu.
• Layanan Administrasi Perpajakan & Legalitas: Penyediaan legalitas usaha lengkap (NIB, PKP, NPWP Badan Usaha, rekening bank giro resmi), penerbitan faktur pajak elektronik (e-Faktur PPN 11%), bukti potong PPh Pasal 22/23, serta dokumen Berita Acara Serah Terima (BAST).

Untuk menjamin akurasi spesifikasi dan kepatuhan prosedur pengadaan formal, alur pemesanan di Seminarkits.id diatur dalam tahapan terstruktur:

Sebelum proses produksi massal dijalankan pada mesin sablon, UV flatbed, bordir, atau grafir laser, tim desainer Seminarkits.id akan membuatkan Digital Mockup 3D / Gambar Kerja Proofing secara gratis.

• Kewajiban Pemeriksaan Klien: Klien wajib memeriksa secara seksama tata letak logo, ejaan teks (nama acara, tanggal, gelar pembicara), kejelasan tipografi, proporsi ukuran, serta kode warna (CMYK / Pantone).
• Persetujuan Tertulis (ACC Final): Klien wajib memberikan persetujuan tertulis (*Approval ACC Desain*) melalui email resmi atau pesan WhatsApp terverifikasi.
• Batasan Tanggung Jawab Cetak: Setelah persetujuan desain (ACC) diberikan dan proses cetak massal berjalan, Seminarkits.id tidak bertanggung jawab atas kesalahan ejaan, typo, atau kelalaian data yang sebelumnya telah disetujui oleh klien.
• Sampel Fisik (Proofing Sample): Untuk pesanan volume tertentu (umumnya di atas 300 unit) atau pengadaan tender bernilai tinggi, pembuatan sampel fisik cetak dapat diajukan sesuai kesepakatan waktu pengerjaan dan biaya proofing yang disetujui kedua pihak.

Harga yang dicantumkan pada katalog online adalah harga referensi standar. Harga final yang mengikat adalah harga yang tercantum pada Surat Penawaran Harga (SPH) resmi berdasarkan kuantitas pesanan, spesifikasi custom, dan metode branding.

• Faktur Pajak & PPN 11%: Seminarkits.id merupakan Pengusaha Kena Pajak (PKP) resmi. Setiap transaksi pengadaan B2B dapat diterbitkan faktur pajak elektronik (e-Faktur PPN 11%) dan bukti potong PPh Pasal 22/23 sesuai regulasi perundang-undangan perpajakan Republik Indonesia.
• Skema Pembayaran Perusahaan Swasta & Umum:
  • Down Payment (DP) sebesar 50% dibayarkan saat SPK/PO disepakati dan approval mockup disetujui.
  • Pelunasan sisa 50% dibayarkan setelah produksi selesai dan pesanan siap dikirimkan (disertai dokumentasi foto/video hasil QC paket).
• Skema Pembayaran Instansi Pemerintah & BUMN (Term of Payment):
  • Mendukung sistem pembayaran termin resmi APBN/APBD/BUMN melalui mekanisme pembayaran setelah serah terima barang (Term of Payment / TOP 14 - 30 hari kerja) dengan kelengkapan SPK, BAST, kuitansi bermaterai, dan e-Faktur Pajak.

Waktu produksi (lead time) dihitung mulai hari kerja berikutnya setelah dua kondisi terpenuhi: (1) Digital Mockup telah disetujui secara tertulis (ACC Desain) dan (2) Pembayaran Uang Muka (DP) terverifikasi atau Surat Perintah Kerja (SPK) resmi instansi diterima.

Seminarkits.id sangat menghormati hak kekayaan intelektual (HAKI), hak cipta merek, dan kerahasiaan identitas instansi pemesan:

• Otoritas Penggunaan Logo: Klien menjamin secara hukum bahwa materi logo, simbol lambang instansi, slogan, atau aset grafis yang diserahkan untuk dicetak adalah milik sah klien atau telah mendapatkan izin lisensi resmi dari pemilik hak cipta.
• Pembebasan Tanggung Jawab Hukum: Klien membebaskan Seminarkits.id dari segala tuntutan hukum, sengketa ganti rugi, atau somasi dari pihak ketiga mana pun atas pelanggaran hak cipta logo yang dicetak atas instruksi klien.
• Dokumentasi Portofolio Fisik: Seminarkits.id berhak mendokumentasikan foto/video hasil fisik produk yang telah selesai dikerjakan untuk keperluan galeri portofolio website dan katalog resmi, kecuali jika klien mengajukan perjanjian kerahasiaan tertulis (Non-Disclosure Agreement / NDA) sebelum produksi dimulai.

Fasilitas manufaktur dan sentra logistik Seminarkits.id berpusat di Kota Malang dan Jakarta. Pengiriman paket seminar kit menjangkau seluruh pulau di Indonesia dengan ketentuan:

• Pilihan Mitra Ekspedisi Kargo: Bekerja sama dengan ekspedisi kargo terpercaya (Baraka Sarana Tama, KALOG Kereta Api, Indah Logistik Kargo, Dakota Cargo, JNE Trucking, Lion Parcel, serta kargo kapal laut peti kemas untuk luar pulau).
• Standar Proteksi Pengemasan (Packaging): Setiap pesanan dikemas menggunakan karton double-wall tebal, pelindung plastik kedap air (inner polybag/stretch film), strapping band pengikat kuat, dan opsi palet kayu untuk item rentan pecah (seperti tumbler keramik/mug kaca) atau pengiriman antar-pulau.
• Pelacakan & Resi Kargo: Nomor resi (Airway Bill / BTI) serta kontak perwakilan ekspedisi akan diberikan kepada narahubung pemesan untuk pemantauan rute secara transparan.
• Mitigasi Keterlambatan Ekspedisi: Seminarkits.id merekomendasikan estimasi pengiriman tiba minimal H-3 sebelum hari pelaksanaan acara untuk mengantisipasi potensi keterlambatan di jalan akibat cuaca ekstrem atau kendala operasional logistik pihak ketiga.

Setiap pesanan di Seminarkits.id melewati 5 Tahap Quality Control (QC) yang ketat (inspeksi bahan baku, presisi cetak logo, kekuatan jahitan/rakitan, fungsi kelayakan item seperti resleting dan katup tumbler, serta pengemasan akhir).

Prosedur Pengajuan Klaim Garansi:

1. Klaim diajukan maksimal 7 (tujuh) hari kalender terhitung sejak paket diterima di alamat tujuan berdasarkan data serah terima ekspedisi.
2. Klien mengirimkan bukti rekaman video unboxing dan foto detail kerusakan produk kepada Customer Service kami.
3. Tim QC kami akan melakukan verifikasi dalam waktu 1x24 jam kerja. Setelah disetujui, item pengganti akan segera diproduksi dan dikirimkan tanpa beban biaya kepada pemesan.

Mengingat seluruh produk seminar kit dan corporate gift diproduksi secara kustom (*made-to-order* dengan identitas logo instansi tertentu yang tidak dapat dijual kembali kepada pihak lain), kebijakan pembatalan diatur sebagai berikut:

• Sebelum Proses Produksi Fisik: Apabila pembatalan diajukan sebelum bahan baku dipotong dan sebelum proses cetak berjalan, uang muka (DP) dapat dikembalikan setelah dipotong biaya administrasi dan alokasi biaya perancangan desain mockup.
• Setelah Proses Produksi Berjalan: Pesanan yang telah memasuki tahap pemotongan bahan, sablon, grafir, bordir, atau perakitan fisik tidak dapat dibatalkan secara sepihak, dan kewajiban pembayaran tetap mengikat sesuai SPK/PO yang disepakati.
• Perubahan Spesifikasi: Penambahan jumlah unit (kuantitas) atau penambahan item tambahan dapat diakomodasi selama kapasitas jadwal pabrik mencukupi. Pengurangan jumlah pesanan setelah SPK ditandatangani akan disesuaikan dengan biaya bahan yang telah terlanjur dialokasikan.

Keadaan Kahar adalah peristiwa di luar kendali wajar para pihak yang secara langsung menghambat kelancaran proses produksi atau pengiriman pesanan, meliputi bencana alam (gempa bumi, banjir bandang, erupsi vulkanik), kebakaran pabrik, perang, huru-hara, kebijakan pembatasan darurat dari pemerintah, pemadaman listrik massal nasional, atau gangguan transportasi skala nasional.

Dalam hal terjadinya Keadaan Kahar, pihak yang terdampak wajib memberitahukan pihak lainnya secara tertulis dalam waktu selambat-lambatnya 3x24 jam kerja. Kedua pihak sepakat untuk menyelesaikan dampak keadaan kahar secara musyawarah mufakat guna mencari penyesuaian jadwal produksi atau solusi logistik alternatif yang adil bagi kedua pihak.

Ketentuan Layanan ini ditafsirkan, diatur, dan dilaksanakan sepenuhnya berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Segala perbedaan pendapat atau perselisihan yang timbul dari pelaksanaan ketentuan layanan atau kontrak pengadaan akan diselesaikan terlebih dahulu melalui musyawarah mufakat secara kekeluargaan dengan itikad baik. Apabila dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kalender musyawarah tidak mencapai mufakat, para pihak sepakat untuk menyelesaikan sengketa melalui domisili hukum di Pengadilan Negeri Kota Malang, Jawa Timur.